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PIM im B2B-Umfeld – Produkte und Informationen

Von am 20. Juni 2012

„Darf‘s ein bisschen mehr sein?“ – eine Frage, die im täglichen Leben zu einem Produkt durchaus geläufig ist, gewinnt auch hinsichtlich der Betrachtung der Informationen über ein Produkt mehr und mehr an Bedeutung.

Für jedes Produkt werden zu jeder Zeit Informationen generiert, von der Artikelnummer über Produkteigenschaften bis zu logistischen Daten – die oft sehr verstreut im Unternehmen vorliegen. Solche Produktdaten entstehen bereits lange bevor ein Produkt seine Marktreife erreicht und gehen weit über allgemeine Informationen wie Artikelnummer oder Bezeichnung hinaus.
Im Idealfall werden alle Informationen, die im Unternehmen über ein Produkt verfügbar sind, vom Moment der ersten Idee über die Entwicklung bis weit über die eigentliche „Product-life-time“ hinaus, an einer zentralen Stelle gesammelt und verwaltet.

Die Realität sieht jedoch anders aus. Bei vielen mittelständischen und großen Unternehmen sind durchschnittlich drei bis fünf unterschiedliche Systeme zur Verwaltung von Produktdaten im Einsatz (z.B. SAP, Excel, Word, Datawarehouse, …). Teilweise liegen relevante Daten gar in Abteilungsordnern oder auf lokalen Laufwerken einzelner Mitarbeiter, auf die andere Abteilungen keinen Zugriff haben. Im schlimmsten Fall wissen nur wenige Personen von der Existenz bestimmter Produktinformationen.
Dadurch erweist sich die schnelle Bereitstellung von entsprechenden Daten für einen bestimmten Einsatzzweck (z.B. die Produktion eines neuen Produktkatalogs) als schwierig und aufwändig. Die benötigten Daten sind nicht oder nur schwer auffindbar, oftmals fehlerhaft oder im aktuell benutzten System veraltet, weil die synchrone Pflege in den verschiedenen Systemen nicht gewährleistet ist. Die mehrfache Erstellung bestimmter Produktinformationen ist deshalb eher die Regel als die Ausnahme.
Bei immer kürzer werdenden Produktzyklen und dem wachsenden Druck der Mitbewerber sind es besonders die Ressourcen Zeit und Geld die hier mit dem Einsatz eines Product Information Systems (PIM) eingespart werden können.

Doch was ist ein „Produkt“ eigentlich genau?

„Ein Produkt ist weit mehr als die Summe seiner Einzelteile. Es kann ein eigenständiger Artikel sein, ein Zubehör- oder Ersatzteil, Bestandteil eines Sortiments oder eines ganzen Pakets von Produkten.“

Abbildung 1: einfache Produkteigenschaften.

Abbildung 1: einfache Produkteigenschaften.

Die Frage nach den Eigenschaften eines Produktes wirkt auf den ersten Blick trivial und wird oft mit einfachen Produkteigenschaften wie Artikelnummer, Bezeichnung, Größe, Farbe, Gewicht oder Preis beantwortet. Bei näherer Betrachtung gibt es aber eine Vielzahl zusätzlicher Daten, die für die unterschiedlichen Bereiche des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind:

Tabelle 1: Fülle möglicher Produktinformationen zu einem Produkt in einem Unternehmen.

Tabelle 1: Fülle möglicher Produktinformationen zu einem Produkt in einem Unternehmen.

Doch selbst diese Liste von Produktdaten stellt lediglich einen Teil der tatsächlich in einem Unternehmen vorhandenen Informationen dar. Nimmt man beispielsweise noch die Daten hinzu, die durch Kundenbeziehungen zu einem Produkt generiert werden, so ergeben sich schnell Komplexitäten, die mittels einfacher Excel-Listen nicht mehr erfasst werden können.

Der Bedarf an ein leistungsfähiges System, mit dem alle Abteilungen zentral arbeiten können wird dadurch rasch erkennbar, besonders wenn zusätzlich die Anforderungen unterschiedlicher Ausgabemedien mit in Betracht gezogen werden müssen.

Abbildung 2: einfache Produktdaten plus Daten durch Kundenbeziehungen.

Abbildung 2: einfache Produktdaten plus Daten durch Kundenbeziehungen.

Von verteilten Datenansammlungen zum zentralen Produkt–Informations-Management

„Ein Product Information Management System (PIM) fasst alle Informationen, die zu einem Produkt existieren und von unterschiedlichen Systemen bereitgestellt werden, an einem zentralen Punkt medienneutral und somit für jeden Einsatzzweck nutzbar zusammen.“

In einem PIM finden sich sämtliche Informationen, die von verschiedenen Datenbanken, SAP, Fremdsystemen, elektronischen Katalogen oder von Lieferanten stammen. Diese Daten können den Mitarbeitern der einzelnen Fachabteilungen in der jeweils für sie relevanten Form bereitgestellt werden.
Da die Daten grundsätzlich medienneutral vorliegen, können sie auch an jeden beliebigen Ausgabekanal, natürlich entsprechend aufbereitet, weitergeleitet werden. Ob es sich dabei um den produktbezogenen Teil der Unternehmenswebseite handelt, das InDesign File der neuesten Messebroschüre oder die elektronische Produktliste für den Vertrieb – Änderungen an den Produktinformationen können so binnen kürzester Zeit kommuniziert werden.

Während PIM-Systeme im B2C-Bereich (z.B. E-Commerce) bereits seit Jahren erfolgreich eingesetzt werden, entwickelt sich der Bedarf im B2B-Umfeld eher langsam. In diesem Umfeld sind bestehende Lösungen oftmals über Jahre hinweg historisch gewachsen, der Umgang mit diesen innerhalb des Unternehmens lange gelebt und in den Unternehmensprozessen mehr oder weniger tief verankert.

Product Information Management-Systeme im B2B-Umfeld haben zahlreiche Vorteile, die sich letztlich unter den Begriffen  „Kostenreduktion und Markterweiterung“ zusammenfassen lassen. Die initialen Kosten einer PIM-Implementierung rechnen sich dabei bereits oft nach kurzer Zeit, da immense Aufwände im Umgang mit Produktinformationen eingespart werden können. Zudem ergeben sich, besonders im Business to Business-Bereich, neue Verkaufsmöglichkeiten die, weit über die üblichen Cross- und Upsellingmechanismen hinausragen.

Tabelle 2: Vorteile einer PIM-Lösung.

Tabelle 2: Vorteile einer PIM-Lösung.

Grundsätzlich gilt: Je mehr Sprachen, Märkte und/oder Produkte ins Spiel kommen, desto größer ist der Nutzen, den ein Unternehmen aus einer PIM-Lösung generieren kann. Auch die Komplexität der Produkte und der damit verbundene notwendige Grad an Informationen, die potentiellen Kunden zugänglich gemacht werden müssen, kann sich entscheidend auf das Nutzenpotential einer PIM-Lösung auswirken.

Betrachtet man beispielsweise Unternehmen, die international agieren, dabei verschiedene Sprachen berücksichtigen müssen, unterschiedliche Produkte inklusive Ersatzteile und Services anbieten und zudem über unterschiedliche Kanäle kommunizieren, stellt sich nicht mehr die Frage „ob“ in ein PIM investiert werden soll sondern nur noch „wann“.

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